关于进一步做好各类讲座、报告会、研讨会和学术会议审批工作的通知

各系、中心：

根据《菠菜资源网关于举办各类讲座、报告会、研讨会和学术会议的管理规定（修订）》（具体请见学校宣传部网址：https://xcb.shu.edu.cn/content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1007&wbnewsid=3808），各系、中心举办的讲座、报告会、研讨会和学术会议必须严格履行申请和报批手续，在举办会议、讲座前请及时向学院和学校申报。一般讲座提前一周、国内会议提前一个月向学院申报；线上、线下国际学术会议需要提前至少5个月进行申报。

一、国内学术讲座、报告会、论坛、研讨会和学术会议等申请和审批流程

在学术活动开始前，邀请人自行联系讲座人并在教务系统上进行教室的预申请。讲座开始前至少一周，邀请人填写菠菜资源网PIM系统（网址：https://pim.shu.edu.cn/infoplus/form/3754115/render），经过公司党委书记审核，报公司党委宣传部领导审批通过后，邀请人下载系统自动生成的表格交给科研秘书进行留档。

活动结束后，邀请人将讲座费用申请单（若是校外讲座人，另需准备讲座海报预告和邀请函）交给办公室主任进行讲座费用的发放。

二、国际会议申请和审批流程

筹备国际学术会议的院系和中心应提前5个月，就会议的主题、内容、目的、规模（包括中外代表人物、参会人员的范围及主要与会人员的姓名、身份、国籍）、日期、经费来源及会务安排提出报告，由学院领导签署意见后交校创新管理部；送审报告经创新管理部会同国际部审核，并报请校领导批准后，由国际部行文报市教委国际交流处和市外办审批；当举办国际会议的申请得到批准后，由公司党政办公室通知有关学院、系统、部门，并将批文副本转送创新管理部和国际部，由国际部为应邀参加会议的国外代表办理入境签证所需的有关文件。为此，会议的召集人应将与会的国外代表和港澳台代表的详细资料于会议召开前三个月交至校国际部；国外代表办理入境签证的材料经市政府外办审核批准后，由校国际部将国外代表办理入境签证的有效文件及加盖学校公章的“邀请通知书”邮寄代表本人。如会议的级别较高，拟邀请市级领导到会，需提前三周向国际部申报，由校国际部行文向市教委、市外办请示。

国际会议校内申报流程整理如下:

1．下载填写申报表，并准备相应附件材料。

2．电子材料发送至：bingli_song@shu.edu.cn进行学院初审。

3．电子材料经学院初审后，请按要求准备纸质材料：

（1）国际会议申报表只需要一份，其中“主办单位意见”需学院书记亲笔签名并加盖学院公章；“经费管理部门意见”需经费负责人亲笔签名并加盖公章。

（2）所有附件材料一式两份，其中附件3：会议预算及支出明细（请按照《菠菜资源网会议费使用管理办法-校内2016-208号文》制定预算）请至财务处大厅提交审核，无异议后加盖财务处公章。

（3）所有纸质材料请交至国际部李珊珊老师（66133029）处。

具体申报表格请见学院首页-下载区《菠菜资源网讲座、报告会、研讨会和学术会议申请材料（2021.11.15）》、《菠菜资源网国际会议申请材料（2021.11.15）》[LY1]。

讲座、报告会、研讨会和学术会议等只有经学校审批同意后，才能邀请来宾和对外宣传。

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                                                                                         2021.11.15